La mission principale des archives est d’assurer le tri, la conservation, l’élimination et la communication de l’ensemble des archives produites par les services municipaux.
Présentation
Le code du patrimoine définit les archives comme « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
À ce titre, le service collecte régulièrement auprès des services municipaux les documents issus de leurs activités. Ceux-ci font ensuite l’objet d’un traitement : cotation, tri, classement, analyse et intégration dans la base de données. Une bonne partie sera éliminée au terme de leur durée d’utilité administrative selon les délais fixés par la loi. Une autre sera quant à elle conservée pour son intérêt historique afin d’être communiquée au public.
Dans ce même objectif de constitution et de conservation de la mémoire de la Ville, le service est aussi habilité à recevoir en don tous les documents relatifs à l’histoire d’Eaubonne, que les particuliers voudraient bien lui confier à des fins de conservation. Ils participeront à l’enrichissement du patrimoine écrit eaubonnais, qui nous appartient à tous. Il nous faut ici rappeler que ces archives, essentielles pour l’histoire d’Eaubonne, sont conservées sous divers supports (papier, CD-Rom, bandes magnétiques, données).
Accès aux archives
La communication de ces documents au public se fait théoriquement de plein droit et immédiatement depuis la loi sur les Archives du 15 juillet 2008. Les actes émanant de l’administration municipale (délibérations du conseil municipal et arrêtés du maire) entrent notamment dans cette première catégorie. Néanmoins, l’État a introduit un certain nombre de délais de communication pour des documents considérés comme sensibles.
Nous citerons ici les plus fréquents :
- Pour l’état civil, les registres de naissances et de mariages sont communicables au bout de 75 ans. Ceux de décès et les tables décennales le sont immédiatement.
- 75 ans pour les minutes des notaires.
- 25 ans après le décès de l’individu (ou 120 ans après sa naissance si la date du décès est inconnue) pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical.
- 50 ans pour les documents qui contiennent des informations mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l’État ou la défense nationale
Restauration et numérisation
En plus de ses tâches de tri, de conservation et de communication, le service assure le suivi des opérations de restauration de documents. En effet, de nombreuses archives se sont détériorées au cours du temps. Sensible à la conservation de son patrimoine écrit, la municipalité poursuit une grande campagne de restauration. L’état civil, les listes électorales et les dénombrements de population sont les premiers documents concernés. Dans cet esprit, la numérisation des registres d’état civil a permis de limiter la communication des documents originaux et leur possible détérioration. De plus, des copies imprimées des actes peuvent désormais être remises aux généalogistes.
Mise en valeur des archives
La valorisation de ce patrimoine constitue également une importante mission du service. Celle-ci passe par des manifestations très diverses : expositions, médiation culturelle, rallyes « culturels », publications, site Internet, présentation du service aux écoles…
Informations pratiques
Les photographies avec appareil numérique personnel sont autorisées, sans flash.
Les photocopies sont possibles (au tarif de 0,10 € pour le A4 et 0,15 € pour le A3 en noir et blanc) pour les feuilles volantes, mais rigoureusement interdites pour l’ensemble des documents reliés. Au-delà de ces règles nécessaires, le service entend apporter à ses lecteurs aide et conseil dans la poursuite de leurs recherches.